Catégories Postes professionnels et administratifs
Saint-Laurent, QC • Temps plein
Principales responsabilités
Administration de la réception
Accueillir chaleureusement les visiteurs et les diriger vers le bon département ;
Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques ;
Gestion de la distribution du courrier interne, externe et des messagers ;
Assurer le bon fonctionnement des appareils communs (Photocopieur, machine à café, réfrigérateur, machine à eau, lave-vaisselle, etc.) et faire les appels de service externes si nécessaire ;
Assurer la mise à jour des différentes listes téléphonique/liste de contact;
Administration
Gestion de l'agenda du VPE Opérations et développement ;
Préparer et soumettre le rapport de dépenses dans D-365 du VPE Opérations et développement ;
Gestion de la papeterie ;
Céduler les anniversaires du mois pour le siège social sur Teams ;
Effectuer la validation de comptes de dépenses selon la politique de la compagnie ;
Aider à la coordination d'événements internes tels que ; commande de repas, organisation des salles de réunion, etc. ;
Participer à la coordination d'évènements corporatifs lorsque requis (réunion générale, activités pour les employés, fêtes ou autres) ;
Soutien aux réunions d'équipe par la prise de notes (Bi-weekly US meeting - Monthly meeting ou autre) ;
Soutien au secteur développement commercial et des affaires (demande pour RFP, etc)
Gestion de l'archivage ;
Toutes autres fonctions générales de bureau et administratives requises par la Direction.
Finances
Soutien à l'équipe Finances ;
Numériser et déposer des factures sur SharePoint ;
Mettre à jour le fichier Excel pour les factures Bell ;
Classement des factures payées pour toutes les stations (aux 2 sem.) ;
Préparer les envois de chèques et attacher back up au chèque (aux 2 sem) ;
Numériser les chèques reçus par la poste et remettre à qui de droit ;
Scanner les factures reçues par les fournisseurs sur le SharePoint ;
Assister les payables pour les impressions faites à distance ;
Envoie des états de comptes de cartes de crédit aux utilisateurs mensuellement.
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Travailler au Canada :
Présenter une demande de permis de travail, de prolongation d’un permis de travail ou d’embauche d’un travailleur étranger.
http://www.cic.gc.ca/francais/travailler/